Desa Pematung News, 21 Juni 2022 - Pada hari selasa seluruh aparatur desa di bimtek untuk yang kesekian kalinya oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Timur terkait tata cara yg benar dalam kearsipan desa khususnya dalam hal surat menyurat yang mana di tekankan kembali bahwa sesuai atauran harus mengguanakn pulpen warna biru sebagai  tanda tangan kades ataupun sekdes dan harus memiliki paraf dari masing-masing tupoksi minimal satu.

Rombongan yang datang kali ini lebih banyak dari rombongan bimtek sebelumnya yang hanya 2 orang saja namun kali ini lebih rame :

1. Samsul Hadi

2. Baiq Ririn Listiasopiani

3. Baiq Alpi Apriyanti

4. Supardi

5. Misrorik

Kemudian dijelaskan juga terkait penggunaan stempel di desa wajib ada stempel pemerintah desa, sekretariat desa dan stempel bpd yang mana penggunaannya apabila salah satu masyarakat atau desa membuat sebuah surat dan jika sifatnya a.n kepala desa maka stempelnya tetap menggunakan stempel desa dan apabila itu langsung atas nama sekretaris desa yg mengeluarkan dan yg menanda tangani barulah menggunakan stempel sekretariat desa begitupula dengan stempel bpd, sangat dianjurkan setiap desa ketika mengeluarkan sebuah surat salah satu contohnya misalkan surat keterangan disrankan untuk print out 3 lembar surat yg sama dengan mode color semua yang mana nantinya salah satunya akan di berikan ke pemohon surat/warga kemudian lembar yang satunya lagi akan dijadikan arsip sebagai arsip di desa dan yang lembar ketiganya sebagai arsip jaga jaga jika sewaktu waktu suket yg warga mohonkan hilang bisa menjadi opsi penggantinya dan tinggal distempel saja.

Pada Bimtek kali ini ditekankan kembali bahwa yg namanya arsip itu tetep harus mengedepankan arsip fisik sekalipun memang di era didital ini sudah banyak kearsipan secara digital namun tetep ditekankan bahwa arsip itu harus ada dalam bentuk fisik dan harus memiliki ruang khusus untuk dilakukannya penyimpanan baik menggunakan sistem box ataupun menggunakan lemari ujar ujar Baiq Ririn Listiasopiani.

Menurut penuturan Dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Timur saat melihat semua arsip surat masuk,surat keluar dan buku agenda surat desa kami mereka sangat mengapresiasi sekali dan mengatakan bahwa baru kali ini saya menemukan desa yg semua jenis suratnya bener-bener mengikuti atauran klasifikasi dan aturan surat sesuai dengan Perbup Nomor 30 Tahun 2017. (Pian)